Cómo superé el caos de herramientas y simplifiqué mi rutina, ahorrando horas cada semana
Todo comenzó con un café y un caos
“La IA va a reemplazarte”.
“No, la IA es solo moda”.
Mientras daba el primer sorbo a mi café matutino, mi feed estaba inundado de titulares como estos. Por un lado, sentía entusiasmo al imaginar lo mucho que podría acelerar mi trabajo usando la IA. Pero, por otro, me agobiaba la cantidad abrumadora de aplicaciones prometiendo soluciones milagrosas, además del temor latente sobre la automatización y sus efectos en el empleo. Esa mezcla de entusiasmo y ansiedad fue lo primero que tuve que enfrentar. Tenía claro que la inteligencia artificial podría acelerar mi trabajo, pero no sabía cómo filtrar cuáles herramientas eran ruido y cuáles realmente valían mi atención.
Cambiando la perspectiva: un organigrama mental para la IA
Pronto descubrí que la clave no era centrarse en la herramienta más popular o avanzada, sino en definir claramente el papel específico que cada una tendría dentro de mi flujo personal de trabajo. Leyendo una newsletter de Marketer Milk—considerando que el marketing es una profesión que hoy en día se beneficia enormemente pero también teme al futuro laboral impulsado por IA—comencé a visualizar mi stack de herramientas de IA como si fuera un organigrama dentro de una empresa.
En este esquema mental, yo soy el director absoluto que marca la visión y decide hacia dónde se dirige todo; eso es algo que nunca delego. Luego está el nivel de manager, donde trabajo en conjunto con modelos avanzados como ChatGPT o3 para transformar mi visión en un plan práctico. Finalmente, los modelos más específicos como Claude Opus 4, ChatGPT 4o o Gemini Advanced actúan como ejecutores prácticos, realizando tareas como la escritura detallada o investigación profunda.
- Director (Yo): Elijo hacia dónde voy, marco la visión. Esto es 100% mío.
- Manager (Yo + ChatGPT o3): Doy dirección a mi visión y planeo estratégicamente. Intervengo aproximadamente un 60%.
- Ejecutora (Claude Opus 4, Gemini Advanced, ChatGPT 4o): Realizan tareas prácticas como escribir, investigar o diseñar. Solo intervengo entre un 10% y 20%.
Este enfoque estratégico redujo enormemente mi estrés porque comprendí que no tenía que dominar cada herramienta, sino simplemente orquestarlas con criterio.
Mi stack ideal de IA (Ayuda Inteligente) en 2025
Crear este “dream team” me cuesta aproximadamente 65 dólares al mes (267.000 COP), una inversión alrededor de un 7% de mi salario, con un retorno muchísimo mayor en productividad.
Mi manager principal es ChatGPT o3, al cual recurro constantemente para generar ideas, organizar esquemas y perfeccionar mis prompts. A esto sumo algunos GPTs personalizados que me ahorran tiempo notablemente: “Meeting-to-Mail” convierte mis reuniones grabadas en correos precisos y efectivos en minutos, y “Biz-Model Builder” facilita enormemente el desarrollo de modelos de negocio siguiendo un método personalizado.
Claude Opus 4 es una ejecutora polivalente que uso especialmente para estructurar y mejorar textos largos, además de crear código sin necesidad de saber programar. Gemini Advanced me sirve como detective especializado en investigación profunda, entregando resultados sólidos y bien referenciados. Canva Pro me permite crear rápidamente presentaciones y gráficos con calidad y personalidad propia. Por ejemplo, ¿sabías que Canva resume post-its en su tablero o te ayuda a redactar contenido visualmente atractivo? Finalmente, Taqtiq.ai genera automáticamente resúmenes precisos de mis reuniones, dejándome libre para concentrarme en lo esencial; luego, si necesito un dato específico, simplemente uso Ctrl+F.
¿Cómo encajan en mi rutina diaria?
Mis reuniones se vuelven correos efectivos en menos de 5 minutos gracias a Taqtiq y GPT Meeting-to-Mail. Cuando tengo una nueva idea, ChatGPT o3 y Claude Opus 4 me permiten transformarla rápidamente en contenido de calidad, desde blogs hasta guiones. Para investigaciones más profundas, uso Gemini Advanced, cuyo podcast-resumen escucho tranquilamente mientras tomo notas.
Tropezones, aprendizajes y un mantra
En este viaje he aprendido varias cosas importantes. Una fundamental es que si tu prompt es flojo, los resultados también lo serán. La clave está en expresar claramente la tarea, el resultado deseado y el contexto relevante. Además, he visto la importancia de equilibrar la cantidad de información entregada a los modelos: demasiada puede saturarlos, mientras que muy poca los obliga a adivinar. Encontrar ese equilibrio requiere iteración constante.
Lo más importante es mantener clara la visión: aunque la IA (o Ayuda Inteligente, como prefiero llamarla) sea experta en múltiples áreas, actúa como mi copiloto, siendo yo la capitana. Las decisiones estratégicas y la visión global permanecen, por ahora, completamente humanas.
La inteligencia artificial no está aquí para quitarnos empleos, sino para darnos la oportunidad de rediseñar trabajos más significativos y creativos. Te propongo un sencillo ejercicio para empezar ahora mismo: identifica una tarea que consuma mucho tiempo, pero aporte poco valor creativo, descríbela claramente usando la fórmula que mencioné antes (tarea, resultado, contexto), y prueba a automatizarla con tu herramienta favorita. Mide cuánto tiempo recuperas y rápidamente notarás la diferencia.
Y ahora si un mantra para esta revolución de IAs: “Enfócate en lo que puedes crear hoy; el mañana se inventa un prompt a la vez.”
Autoría: Paola Plata, Docente Investigación.
